Rozdzielanie tekstu za pomocą programu Excel: 7 kroków (ze zdjęciami)

2024 Autor: John Day | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-30 11:34

Ta instrukcja pokaże Ci, jak rozdzielić (w żargonie komputerowym, przeanalizować) tekst za pomocą programu Excel. Instruktaż wprowadzi Cię do niektórych poleceń obsługi tekstu w programie Excel. Ta instrukcja będzie oparta na programie Excel 2007, ale będzie działać w każdej najnowszej wersji oprogramowania. Technikę można zastosować do szerokiego zakresu danych.

Krok 1: Zbuduj swoją listę nazwisk

W komórce A1 wprowadź nagłówek kolumny Nazwa. Często listy będą miały nazwy w postaci Last, First. Wprowadź nazwy do pracy. W żargonie komputerowym grupa znaków tekstowych, taka jak nasze imiona, nazywana jest ciągiem.

Krok 2: Wytnij dodatkowe przestrzenie

Często listy z programów komputerowych lub skopiowane ze stron internetowych zawierają dodatkowe spacje. Excel ma funkcję o nazwie TRIM, która usuwa dodatkowe spacje; jeśli w środku ciągu znajdują się dwie lub więcej spacji, program Excel usuwa wszystkie oprócz jednej, a jeśli na końcu ciągu znajduje się wiele spacji, program Excel usuwa je wszystkie. Aby użyć tej funkcji, wprowadź nagłówek PRZYCIĘĆ w komórce B1, a następnie wprowadź formułę = PRZYCIĘĆ (A2). Aby pokazać, jak działa funkcja, zauważ na obrazku, że dodałem spacje przed imieniem Jane. Funkcja TRIM usuwa wszystkie dodatkowe spacje.

Krok 3: Znajdź znak rozdzielający

Aby rozdzielić nazwisko i imię na różne komórki, musimy znaleźć coś, co dzieli te dwie części (w żargonie komputerowym nazywa się to ogranicznikiem); w naszym przypadku jest to przecinek. W tym celu użyjemy funkcji ciągów w Excelu. W komórce C1 wprowadź przecinek nagłówka, aw komórce C2 wprowadź formułę: = ZNAJDŹ (", ", B2). W języku angielskim ta formuła oznacza Szukaj w komórce B2 i dowiedz się, gdzie jest przecinek. Po naciśnięciu klawisza Enter komórka C2 zwróci liczbę 6 (jeśli nazwa w komórce B2 to Smith, Jane), która jest pozycją przecinka w ciągu. Funkcję wykonujemy na przyciętej nazwie.

Krok 4: Znalezienie imienia

Teraz nadszedł czas, aby znaleźć imię. Aby to zrobić, użyjemy funkcji o nazwie MID, która służy do wyciągania części łańcucha z MIDdle łańcucha. W komórce D1 wprowadź nagłówek F_Name. Gdzie zaczyna się imię? Cóż, ponieważ wiemy, że przecinek znajduje się na pozycji 6 (liczba zwrócona w kolumnie Przecinek) i jest jedna spacja (pamiętaj, że skróciliśmy ciąg), imię musi zaczynać się dwie pozycje za przecinkiem (jedna dla spacji po, potem jeszcze jeden na pierwszą literę imienia). W komórce D2 wprowadź formułę = MID (B2, C2 + 2, 100) i naciśnij enter. Powinieneś zobaczyć Jane w celi. Oto jak formuła zostałaby przetłumaczona na angielski: Weź ciąg w komórce B2, zacznij 2 znaki po przecinku i wyciągnij 100 znaków. Mówiąc Excelowi, aby wziął 100 znaków, mówimy, że weź wszystko od znaku 8 do końca ciągu; bez względu na to, czy jest 1 znak, czy 100 Excel dostanie wszystko.

Krok 5: Znalezienie nazwiska

Teraz na nazwisko. Tym razem użyjemy funkcji LEWO, która wyciągnie tekst z lewej strony napisu (pomysłowa nazwa, co?). W komórce E1 wprowadź nagłówek L_Name. Więc gdzie kończy się nazwisko? Wiemy, że w tym przykładzie przecinek znajduje się na szóstej pozycji, więc nazwisko musi kończyć się o 1 znak wcześniej. W komórce E2 wprowadź formułę = LEFT (B2, C2-1) i naciśnij enter. Powinieneś zobaczyć Smitha. Przetłumaczona formuła mówi: Weź liczbę w komórce C2 i odejmij 1; weź tyle znaków z lewej strony ciągu w komórce B2.

Krok 6: Skopiuj formuły

Skopiuj swoje twarde formuły, aby przetworzyć pozostałe nazwy, podświetlając komórki od B2 do E2. Zauważysz, że w prawym dolnym rogu zaznaczenia znajduje się małe czarne pole; trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, zaznacz małą czarną ramkę i przeciągnij w dół (gdy mysz najedzie na właściwe miejsce, zmieni się w znak „plus”). Przytrzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij w dół, aż dojdziesz do ostatniego wiersza nazw na liście i zwolnij lewy przycisk myszy.

Krok 7: Wykończenie

Teraz nie chcesz formuł, chcesz nazw. Już prawie skończyliśmy. Zaznacz komórki od D2 do E6. Wewnątrz podświetlonego obszaru kliknij prawym przyciskiem myszy. Ramka powinna zmienić się w ruchomą przerywaną linię. Wybierz Kopiuj z menu skrótów. Następnie ponownie prawym przyciskiem myszy wewnątrz podświetlonego obszaru, ale tym razem wybierz opcję Wklej specjalnie. Kliknij przycisk radiowy Wartości i wybierz OK. Sprawdź dowolną komórkę, która zawiera formułę (np. D2 lub E5); formuła powinna zostać zastąpiona wynikiem formuły. Kliknij A na górze kolumny A i trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy przeciągnij do kolumny C. Prawym przyciskiem myszy w zaznaczonym obszarze i wybierz Usuń; zostaniesz z listą imion z imionami i nazwiskami w różnych kolumnach. Jest to elastyczna technika, którą możesz zastosować w wielu sytuacjach. Baw się dobrze!