Tworzenie makra w programie Microsoft Excel: 7 kroków

2024 Autor: John Day | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-30 11:29

Masz problemy z pracą z zestawami danych w programie Excel? Poświęcasz zbyt dużo czasu na przygotowywanie danych, a za mało czasu na ich analizę? Rutynowo korzystałem z makr w programie Excel, aby skrócić proces tworzenia efektywnych modeli danych, więc uznałem, że to dobry moment, aby nauczyć innych korzystania z tego zgrabnego narzędzia. Efektywne używanie makr w terminowych procesach pozwoli Twojej firmie zaoszczędzić mnóstwo czasu, w zamian zaoszczędzisz pieniądze.

Makra to zasadniczo programy tworzone w programie Excel w procesie ogólnie znanym jako „kodowanie wizualne”. Zasadniczo naciskasz „Nagraj makro”, następnie pokazujesz kroki pośrednie i obliczenia, aż otrzymasz produkt końcowy, a następnie kończysz nagrywanie. Teraz za każdym razem, gdy dane wejściowe są ułożone tak samo, jak oryginalne makro, możesz nacisnąć ten przycisk, a produkt końcowy zostanie natychmiast utworzony.

Stworzyłem próbną listę zamówień zakupu i odpowiadające im informacje o cenie i otrzymanej gotówce. W ramach procesu, który zamierzam wam pokazać, stworzyłem makro do wprowadzania danych do profesjonalnego arkusza kalkulacyjnego jednym kliknięciem. Sfinalizowany arkusz kalkulacyjny może analizować, na jakich kontach pozostało jeszcze saldo oraz łączną liczbę kont w danym okresie. Zapraszam do skorzystania z mojego makro i personalizacji do potrzeb Twojej firmy.

Ostrzeżenie przed rozpoczęciem:

Makra to złożona funkcja programu Excel. Nie radzę początkującym użytkownikom programu Excel, aby próbowali tworzyć makra, najpierw nauczyli się pracować w programie Excel, a gdy już dobrze zrozumiesz, jak korzystać z programu Excel i różnych funkcji, spróbuj utworzyć makra. Mając to na uwadze, ta instrukcja jest tworzona przy założeniu, że czytelnicy rozumieją, jak działać w programie Excel

Kieszonkowe dzieci

• Dostęp do Microsoft Office i Excel
• Ogólne zrozumienie, jak korzystać z programu Excel

Krok 1: Krok 1: Skompiluj dane i rozpocznij nagrywanie makra

Pierwszy obraz:

Uporządkuj dane, które chcesz umieścić w tabeli, w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel. Gdy wszystko jest w Excelu, musisz nagrać makro. Z makrami otrzymujesz tylko jedną próbę, więc zalecam przejrzenie tego w całości przed próbą.

Drugi obraz:

Aby nagrać makro, musisz aktywować kartę programisty, w tym celu przejdź do Plik> Opcje> Dostosuj wstążkę, a następnie wybierz kartę Deweloper i kliknij „OK”.

Trzeci obraz:

Teraz, gdy masz kartę Deweloper na Wstążce, kliknij kartę Deweloper, a następnie kliknij "Nagraj makro". Utwórz tytuł dopasowany do zawartości pliku i naciśnij „OK”, wszystko po tym kroku będzie procesem nagrywania makra aż do etapu, w którym zostanie ono zakończone. Zauważ również, że wszystkie komórki podświetlone na żółto mają pomóc ci w przeprowadzeniu tej instrukcji. NIE umieszczaj tego we własnym dokumencie, ponieważ zmieni to makro.

Krok 2: Krok 2: Utwórz tabelę i szablon dla końcowego arkusza

Pierwszy obraz:

Najpierw utwórz kopię otwartej karty, aby mieć otwarte identyczne karty. Wróć do oryginalnej karty i wybierz dane, które chcesz uporządkować. Utwórz tabelę z nagłówkami i dodaj kilka rzędów przestrzeni nad nią, zrobiłem 5 rzędów.

Drugi obraz:

Utwórz tytuł u góry i utwórz pole, w którym będą znajdować się liczby kontrolne. Dane kontrolne dla tego szablonu to „Liczba klientów” i „Gotówka do odebrania”. Jeśli chodzi o organizację tego szablonu, możesz to zrobić, ale pamiętaj, że mój instruktaż jest specyficzny dla wybranego przeze mnie układu.

Krok 3: Krok 3: Skonstruuj pierwszą figurę kontrolną

Ten krok jest dość prosty; jednak błąd w tym miejscu może prowadzić do tego, że figura kontrolna nie będzie działać w końcowym makrze. W polu obok komórki „Liczba klientów” utwórz formułę „LICZBA”, aby zsumować liczbę komórek w jednym wierszu tabeli. Zdecydowałem się policzyć komórki, które podświetliłem na żółto. Warto również zauważyć, że moja pełna formuła również znajduje się na górze obrazu.

Krok 4: Krok 4: Utwórz drugą figurę kontrolną

Uważaj, te dwa kolejne kroki są obszerne i mogą być mylące, więc przeczytaj uważnie. Odtąd moje instrukcje będą specyficzne dla mojego modelu danych. Jeśli potrzebujesz innego procesu, użyj mojego jako odniesienia, ale nie jako modelu dokładnego w 100%, ponieważ może nie działać w Twoim pliku.

Pierwszy obraz:

Przejdź do drugiej karty w skoroszycie (skopiowana karta)

W kolumnie J utwórz nowy wiersz tytułów „Pozostała kwota”. W komórce J2 (podświetlona komórka powyżej) wprowadź formułę =G2-H2 i skopiuj ją do pozostałych komórek. Wróć do oryginalnej zakładki z roboczym szablonem.

Drugi obraz:

W komórce E4 utwórz nową formułę sumującą lewą kolumnę Kwota ze skopiowanej wcześniej strony. Pasek formuły pokazuje gotową formułę.

Krok 5: Krok 5: Nieodebrana gotówka przez klienta

Aby stworzyć grafikę pokazującą, którzy klienci nadal mają zaległe salda, będziemy musieli utworzyć osobną tabelę.

Pierwszy obraz:

Aby rozpocząć, wróć do skopiowanej karty, pokazanej powyżej. W przypadku nowej tabeli będziemy potrzebować informacji tylko dla klientów z zaległym saldem. Najpierw w kolumnach „L” i „M” zatytułuj je odpowiednio „Imię” i „Nazwisko”. Następnie w komórce L2 wpisz formułę =JEŻELI($J2>0, A2,””). Ta wypisana formuła stwierdza, że jeśli komórka J2 jest większa niż 0, a następnie pokazuje wartość w komórce A2, jeśli nie jest większa niż 0, pozostaw komórkę pustą.

Upewnij się, że gdy odwołujesz się do komórki J2, umieszczasz znak dolara ($) przed J, co pozwala nam poprawnie skopiować dane do innych komórek. Znak $ zachowuje odniesienie w kolumnie „J”, ale umożliwia odpowiednią zmianę wierszy. Następnie skopiuj formułę do pozostałych komórek w kolumnach „L” i „M” (zakreślonych powyżej).

Drugi obraz:

Aby dokładnie wyciągnąć wartość gotówkową, używamy podobnej wartości jak w przypadku nazw wcześniej. Tym razem utwórz formułę, która stwierdza, =JEŻELI(J2>0, J2,””). Jedyną różnicą w tej formule jest to, że jeśli wartość jest większa od zera, potrzebujemy danych z „Pozostała kwota”. Skopiuj te dane do pozostałych komórek.

Trzeci obraz:

Następnie skopiuj nowe dane ze skopiowanej zakładki, następnie przejdź do zakładki szablonu i kliknij prawym przyciskiem myszy pod tabelą (nie ważne gdzie). Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy spójrz pod opcje wklejania i wybierz „Wklej wartości”, to wkleja tylko liczby, a nie formuły.

Czwarty obraz:

Utwórz filtr dla tabeli i wybierz jeden z nagłówków. Kliknij menu rozwijane i wybierz filtruj wszystko oprócz pustych. Gdy filtr zostanie umieszczony, numery wierszy pojawią się na niebiesko, podświetliłem komórki na żółto, aby było to łatwiejsze. Wybierz niebieskie wiersze i usuń te wiersze. Po usunięciu wierszy wyczyść filtr, jak pokazano poniżej:

Krok 6: Krok 6: Finalizuj szablon

Aby dane Nieodebrana gotówka przez Klienta były bardziej profesjonalne, sformatuj dane jako tabelę. Po zakończeniu dodaj tytuł do tabeli i kliknij „Scal i wyśrodkuj”, aby ujednolicić go z tabelą. Jeśli nie zostało to zrobione, upewnij się, że liczby są sformatowane jako „Księgowość”, aby pokazać znaki dolara i kwoty centów. W tym momencie makro jest gotowe i produkt końcowy powinien wyglądać mniej więcej tak:

Krok 7: Krok 7: Zakończ makro

Przejdź do zakładki "Programista" na wstążce i kliknij przycisk "Zatrzymaj nagrywanie". W tym momencie makro jest gotowe i gotowe do użycia!

Gdy użyjesz makra w przyszłości, jeśli początkowe dane są ułożone tak, jak w kroku 1, makro powinno działać idealnie! Wykonaj te kroki uważnie, a obiecuję, że będziesz Excelem. Powodzenia!