Jak przesyłać i zmieniać nazwy dokumentów w bibliotece SharePoint Office 365: 8 kroków

2024 Autor: John Day | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-30 11:31

W tej instrukcji dowiesz się, jak przesyłać i zmieniać nazwy dokumentów w bibliotece Office 365 SharePoint. Ta instrukcja została stworzona specjalnie dla mojego miejsca pracy, ale można ją łatwo przenieść do innych firm dla każdego, kto korzysta z bibliotek SharePoint.

Potrzebne materiały eksploatacyjne:

• Komputer, laptop lub tablet.
• Oprogramowanie SharePoint.
• Uprawnienia do przesyłania i edytowania w bibliotece SharePoint.

Zastrzeżenie: Nie są potrzebne żadne środki ostrożności.

Krok 1: Wybór biblioteki

W naszej grupie roboczej ds. badań ważne jest, aby określić, w której bibliotece należy przechowywać dokument. Jeśli jest to raport analityka z banku lub firmy publicznej, dokumenty takie jak; Dokumenty SEC, informacje prasowe lub transkrypcje powinny być przechowywane w dokumentach Wall Street Research i Public Company Documents. Jeśli jest to artykuł z czasopisma, czasopisma medycznego lub publikacji online, takich jak; Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association lub American Seniors Housing Association, powinny być przechowywane w bibliotece publikacji. Możesz znaleźć biblioteki wymienione na lewym pasku bocznym strony głównej grupy roboczej Research. Po ustaleniu właściwej biblioteki należy kliknąć bibliotekę, aby ją otworzyć.

Krok 2: Szybkie przesyłanie dokumentów do Biblioteki publikacji

*Jeśli przesyłasz dokumenty do Biblioteki dokumentów Wall Street Research i Biblioteki Dokumentów Spółek Publicznych, pomiń ten krok i przejdź do kroku 3.

W przypadku biblioteki Publikacje otwórz bibliotekę, klikając link Publikacje na pasku bocznym w pierwszym kroku. Stamtąd wybierz dokumenty, które chcesz przesłać, i przeciągnij je do biblioteki. Aby upewnić się, że przesyłasz dokument(y) we właściwe miejsce, po przeciągnięciu dokumentu(ów) do grupy roboczej Twój ekran powinien wyglądać tak, jak pokazano na powyższym zrzucie ekranu. Biblioteka powinna być wyszarzona i powinieneś zobaczyć obraz ikony dokumentu (dokumentów) (word, PDF lub PowerPoint) z kopią słowa na ekranie.

Po wyświetleniu możesz upuścić dokument(y) w bibliotece i przejść do kroku 5.

Krok 3: Wybór biblioteki wewnętrznej do przesłania dokumentów Wall Street Research i dokumentów spółek publicznych

*Jeśli przesyłasz dokumenty tylko do biblioteki publikacji, pominiesz ten krok i przejdziesz do kroku 5.

W przypadku biblioteki Wall Street Research and Public Company Documents proces jest nieco bardziej skomplikowany. Będziesz musiał znaleźć wewnętrzną bibliotekę oznaczoną odpowiednim rokiem dla dokumentu(ów).

Wybierz bibliotekę, jak pokazano w kroku pierwszym. Następnie musisz kliknąć wielokropek obok najnowszych artykułów i publikacji. Spowoduje to wyświetlenie listy opcji. Będziesz musiał wybrać Wszystkie zestawy dokumentów. Otworzy się kolejna lista opcji. Z tej listy opcji wybierz odpowiedni rok dla dokumentu. Na przykładowym zrzucie ekranu powyżej użyliśmy roku 2017.

Krok 4: Przeciąganie i upuszczanie dokumentów do biblioteki dokumentów Wall Street Research i Biblioteki Dokumentów Spółek Publicznych

Jak pokazano w kroku 2, w przypadku biblioteki Publikacje należy przeciągnąć dokument(y) do odpowiedniej biblioteki. W tym przypadku będzie to biblioteka na rok 2017. Aby upewnić się, że przesyłasz dokument(y) we właściwe miejsce, po przeciągnięciu dokumentu(ów) do grupy roboczej ekran powinien wyglądać tak, jak pokazano na powyższym zrzucie ekranu. Biblioteka powinna być wyszarzona i powinieneś zobaczyć obraz ikony dokumentu (ów) (word, PDF lub PowerPoint), ale tym razem ze słowem poruszającym się po ekranie.

Po wyświetleniu możesz upuścić dokument(y) w bibliotece i przejść do kroku 5.

Krok 5: Wybór szybkiej edycji, aby zmienić nazwy dokumentów

Istnieją dwa sposoby zmiany nazwy dokumentu(ów) w bibliotece programu SharePoint. W tym przypadku użyjemy wersji Quick Edit. Aby znaleźć opcję Szybka edycja, musisz kliknąć Biblioteka na wstążce u góry strony, a następnie kliknąć opcję Szybka edycja. Po kliknięciu Szybkiej edycji biblioteka będzie przypominać wygląd arkusza kalkulacyjnego Excela, jak widać na powyższym zrzucie ekranu.

Uzupełnij informacje w podświetlonych sekcjach pokazanych na powyższym zrzucie ekranu. Sekcje, które należy wypełnić, różnią się w zależności od aktualizowanej biblioteki. Po wypełnieniu wymaganych informacji kliknij słowo STOP nad kolumnami, aby zatrzymać proces szybkiej edycji.

Publikacje

• Wydawca*
• Imię i nazwisko (tytuł dokumentu)
• Data opublikowania (MM/DD/RRRR)
• Typ raportu*
• Temat raportu*

Wall Street Research i dokumenty spółek publicznych

• Imię i nazwisko (tytuł dokumentu)
• Wydawcy*
• Pasek informacyjny* (Stopień giełdowy, nie zawsze dotyczy)
• Data opublikowania* (DD. MM. RRRR)
• Typ raportu*
• Temat raportu*
• Główny autor*

Pamiętaj, że gwiazdki zapisane na powyższych listach odnoszą się do metadanych. Dla tych sekcji z gwiazdkami dostępne są metadane. Wystarczy, że zaczniesz wpisywać słowo, a Twoje wybory zostaną automatycznie wypełnione. W tej sekcji nie będziesz mógł dodawać własnych słów. Skontaktuj się z kimś, kto ma dostęp do magazynu terminów danych, jeśli coś wymaga dodania.

Krok 6: Sprawdzenie produktu końcowego

Po zmianie nazwy dokumentu (dokumentów) i wypełnieniu wszystkich odpowiednich sekcji będziesz musiał zaewidencjonować dokument (dokumenty), aby inni mogli go zobaczyć. Jeśli spojrzysz na dokument, zauważysz, że ikona wskazująca, czy jest to dokument PDF, Word lub PowerPoing, pokazuje zieloną strzałkę. Oznacza to, że tylko Ty możesz w tej chwili przeglądać dokument. Gdy to zrobisz, inni będą mogli wyświetlić dokument.

Najpierw musisz wybrać dokument(y), klikając obok dokumentu, jak widać na powyższym przykładzie zrzutu ekranu. Spowoduje to umieszczenie znacznika wyboru obok dokumentu (dokumentów). Gdy znacznik wyboru znajdzie się obok dokumentu (dokumentów), musisz ponownie przejść do wstążki u góry strony i kliknąć Pliki. Stamtąd klikniesz Zaewidencjonuj. Spowoduje to zaewidencjonowanie dokumentu(-ów), aby inni mogli zobaczyć ostateczny, edytowany(e) dokument(y). Pojawi się białe pole z pytaniem, czy chcesz zachować wyewidencjonowanie po zaewidencjonowaniu dokumentu. Po prostu kliknij ok, aby zakończyć proces.

Krok 7: Produkt końcowy - Biblioteka publikacji

W tym klipie wideo zostaną przedstawione wszystkie kroki związane z przekazywaniem dokumentów i zmienianiem ich nazw w wersji programu SharePoint dla usługi Office 365 dla biblioteki publikacji.

Krok 8: Produkt końcowy – Wall Street Research i biblioteka dokumentów spółek publicznych

Ten klip wideo pokaże Ci wszystkie kroki związane z przekazywaniem i zmianą nazwy dokumentu(ów) w wersji programu SharePoint w usłudze Office 365 dla biblioteki Wall Street Research i dokumentów spółek publicznych.