Skanowanie dokumentów: 9 kroków

2024 Autor: John Day | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-30 11:28

Faksy to już przeszłość! Skanery dokumentów pozwalają teraz na przekształcenie fizycznego dokumentu papierowego w elektroniczny dokument papierowy, który można następnie wysłać pocztą e-mail do miejsca docelowego szybciej niż kiedykolwiek. Jest to niezwykle ważne w środowisku pracy, ponieważ dokumenty są zawsze rozsyłane w celach informacyjnych lub, w moim przypadku zawodowym, przekazywane do podpisów kierownictwa wyższego szczebla w moim dowództwie w celu zatwierdzenia różnych dokumentów, których potrzebuję w mojej pracy. Jest to również bardzo pomocne dla pracowników, którzy pracują zdalnie lub pracują z domu i muszą wysyłać wszelkie dokumenty do współpracowników, którzy znajdują się w innych fizycznych lokalizacjach. Mam nadzieję, że spodoba ci się ta instrukcja.

Pod koniec tej instrukcji powinieneś być w stanie zeskanować dokumenty, co może być bardzo przydatne w twojej sekcji pracy.

ZASTRZEŻENIE

PRZESTROGA: Skanery dokumentów wykorzystują energię elektryczną - należy zachować ostrożność podczas podłączania ich do gniazdka ściennego, aby uniknąć porażenia prądem elektrycznym, aby z przewodu elektrycznego nie wychodzą żadne odsłonięte przewody.

UWAGA: Ta instrukcja jest przeznaczona specjalnie dla HP DeskJet 2640, jednak te same czynności mogą dotyczyć innych skanerów dokumentów.

Kieszonkowe dzieci

Poniżej znajduje się lista materiałów, których będziesz potrzebować:

- Skaner dokumentów (HP DeskJet 2640 używany w tej instrukcji)

- Gniazdko ścienne / listwa zasilająca

- Dokument do zeskanowania

- Internet Wi-Fi

- Komputer połączony ze skanerem dokumentów

- Aplikacja HP Smart na komputerze

Krok 1: Podłącz skaner dokumentów do listwy zasilającej

Podłącz skaner dokumentów do listwy zasilającej lub bezpośrednio do gniazdka ściennego, jeśli to możliwe. To da maszynie moc i zdolność do działania.

Krok 2: Włącz skaner dokumentów

Włącz skaner dokumentów za pomocą przycisku zasilania znajdującego się w lewym górnym rogu skanera.

UWAGA: Niektóre drukarki/skanery mogą mieć różne rozmieszczenie przycisków zasilania, więc jeśli nie możesz tego znaleźć, zapoznaj się z instrukcją obsługi.

Krok 3: Otwórz skaner dokumentów

Otwarcie górnej części skanera umożliwi umieszczenie dokumentu na szybie skanera.

UWAGA: Uważaj, aby nie dotykać szyby opuszkami palców, aby uniknąć zaolejenia szyby skanera, co mogłoby utrudnić jej działanie.

Krok 4: Umieść dokument na szkle

Umieść dokument, który chcesz zeskanować, stroną zadrukowaną w dół na szybie skanera. Upewnij się, że góra papieru znajduje się po prawej stronie szyby skanera, jak pokazano na rysunku, gdzie jest oznaczony jako „Góra”.

UWAGA: Ten skaner nie obsługuje funkcji skanowania dwustronnego, jednak skaner, którego możesz użyć, może to obsługiwać, co może być korzystne, jeśli masz do zeskanowania wiele dokumentów.

Krok 5: Zamknij skaner dokumentów

Zamknięcie skanera na górze dokumentu umożliwia wyraźne zeskanowanie obrazu do komputera. Gdyby nie było zamknięte, byłoby za dużo światła z zewnątrz, co zakłóciłoby jakość skanowanego obrazu.

Krok 6: Otwórz aplikację HP Smart do skanowania

Na komputerze połączonym ze skanerem otwórz aplikację „HP Smart”. Po otwarciu aplikacji kliknij przycisk skanowania.

UWAGA: Jeśli zajmiesz zbyt dużo czasu, aby przejść do tego kroku, skaner ma tendencję do wyłączania się w celu oszczędzania energii. W takim przypadku powtórz krok 2, a następnie wróć do kroku 6, aby kontynuować operację skanowania.

Krok 7: Kliknij przycisk „Skanuj”

Po przejściu do tego ekranu kliknij przycisk „Skanuj” w prawym dolnym rogu ekranu aplikacji. Zapoznaj się z obrazkiem, jeśli istnieje niejasność co do tego, który przycisk należy kliknąć.

UWAGA: Możesz edytować ustawienia na tym ekranie przed naciśnięciem przycisku „skanuj” w zależności od rozmiaru skanowanego dokumentu i tego, jak dokument ma wyglądać po zeskanowaniu.

Krok 8: Zapisz zeskanowany dokument na komputerze

Po zeskanowaniu dokumentu pojawi się on w aplikacji HP Smart. Będziesz wtedy mógł zapisać ten dokument jako.pdf lub.jpg, w zależności od tego, który wybierzesz. Możesz również zmienić nazwę dokumentu i zapisać dokument w wybranym obszarze dysku twardego komputera.

Od tego momentu możesz teraz wysłać dokument pocztą e-mail do innych osób lub po prostu przechowywać go na dysku twardym komputera w celu prowadzenia dokumentacji.

Krok 9: Wideo na temat skanowania dokumentów

Pokazano tutaj film, który stworzyłem, aby pokazać wszystkie kroki w prostym, jednominutowym filmie, aby pomóc wyjaśnić, co jest robione w krokach wymienionych powyżej.

Dziękuję i mam nadzieję, że spodobała Ci się ta instrukcja i dowiedziałeś się czegoś o skanowaniu dokumentów!

-Ben